É extremamente comum médicos não saberem exatamente quanto sua clínica ou consultório fatura. Tudo se resume a basicamente dar entradas e saídas de sua conta bancária, apenas fazendo uma verificação do extrato de tempos em tempos. Porém, você pode dizer com total tranquilidade qual é o faturamento mensal de sua clínica? Quais são as despesas totais? Qual é o setor (trabalhista, materiais, equipamentos) que mais consome recursos financeiros em seu consultório? Quanto você pode retirar das entradas sem comprometer as despesas mensais? Essas são respostas básicas para sabermos se o seu empreendimento está dando um resultado satisfatório. Porém, se você não tem o controle de suas finanças e mistura sua conta de luz do consultório com a de sua casa, por exemplo, você certamente não sabe, ou tem muita dificuldade, em saber se seu empreendimento é saudável. O ideal é estabelecer um valor mensal para retirada da conta da clínica/consultório para transferência em sua conta pessoal. Mas primeiro, precisamos repensar alguns passos e otimizar a maneira de gerenciar o seu dinheiro.
1º Passo – Separar as suas despesas pessoais das empresariais.
É basicamente como fazer um diagnóstico da vida financeira: separe em dois departamentos, o que é pessoal e o que é do consultório/clínica. Só assim você vai ter uma total certeza de quanto você precisa faturar para cobrir todas as suas despesas. No departamento de Despesa Pessoal coloque todos os itens do seu dia a dia de casa, como contas de água, luz, mercado, roupas, viagens, escola de seu filho, etc.
Na planilha de Despesa Profissionais coloque todas as contas referentes à sua profissão, como aluguel, condomínio, luz, telefone, gastos trabalhistas (pagamentos de funcionários), contador, materiais, medicamentos etc. Tanto para as despesas pessoais quanto para as profissionais, é interessante separar por setores de custo: administrativas, impostos, folha de pagamento (RH), É importante estabelecer uma rotina para manter esses dados atualizados semanalmente.
2º Passo – Utilize contas bancárias distintas.
Uma maneira de você não comprometer o caixa da clínica/consultório é mantendo duas contas bancárias separadas. Uma somente para seu uso pessoal e outra para utilização empresarial, onde, inclusive, outras pessoas poderão ter acesso (sócios e/ou administradores). Outra vantagem é que você conseguirá fazer comprovação de renda mais facilmente (ajudando até na hora de fazer o Imposto de Renda).
3º Passo – Defina um valor para retirada mensal
Isso pode parecer estranho para você: ter de manter o dinheiro do consultório intacto, fazendo apenas retiradas programadas. Mas é essencial deixar um valor para fluxo de caixa e também provisionar um valor para manutenção e compras de materiais e aparelhos, despesas trabalhistas e outros gastos extras que podem surgir. O lucro bruto de seu negócio deve ser dividido em investimentos, capital de giro e fluxo de caixa, e só depois desses valores separados, você terá o lucro líquido que pode ser retirado.
É essencial manter seu ambiente atualizado, com equipamentos novos e bons materiais, mas isso torna-se caro se for necessário aportar esses valores de sua conta pessoal para realizá-los. A sua clínica precisa ser mantida com o lucro que ela gera, assim como a sua retirada deve ser justa à realidade financeira. Defina um valor para transferência de sua conta pessoal que não comprometa as despesas de sua clínica.
4º Passo – Invista em tecnologia
Para manter seu fluxo de caixa da clínica/consultório atualizado, invista em tecnologia! Um controle de entradas e saídas, com relatórios práticos, de fácil manuseio e entendimento facilita a sua vida na hora de controlar suas finanças e tomar decisões. Esses controles podem ser feitos manualmente, porém demandam muito tempo e estão sujeitos a erro humano. O ideal é utilizar algum programa que concentre o máximo de informações, para que as decisões a serem tomadas sejam as mais embasadas possível! Você pode estabelecer metas mensais para cumprimento de atendimentos (ou procedimentos) e reprogramar a sua agenda. Também há a possibilidade de basear os investimentos futuros em relatórios com histórico de lucros.
Existem ferramentas novas com um custo baixo que permitem esse tipo de controle financeiro, e que também podem acelerar e otimizar processos internos, o que vai refletir em ganho de resultados financeiros apesar do investimento com a tecnologia.
5º Passo – Prepare-se
É interessante que ao menos um dos sócios tenha conhecimento de administração/gestão.
Se possível, faça um MBA ou contrate alguma pessoa com formação adequada. O custo investido nesse profissional será compensado com a otimização de resultados.
